Terminausfälle vermeiden im Kosmetikstudio

Wie vermeide ich Terminausfälle im Kosmetikstudio?

Du kennst das bestimmt auch .. du hast einen vollen Terminkalender, denkst es wird eine erfolgreiche Woche und am Ende erscheinen 4-5 Kunden nicht. Du ärgerst dich, weil du oder deine Mitarbeiter dann rumsitzen und du die Termine hättest anderweitig vergeben können. Außerdem ist es natürlich auch viel Geld, was du dadurch verlierst.

In unseren Studios haben wir durch Terminausfälle Tausende von Euros an Verlust gemacht und haben uns natürlich jedesmal super geärgert. Es musste sich also sofort etwas ändern! Wir haben viel recherchiert und uns belesen. Dadurch sind wir auf eine extrem gewinnbringende Strategie gestoßen.

Seit dem wir diese Methode verwenden, haben wir bis zu 30.000€ mehr Gewinn im Jahr! Das ist eine enorm hohe Summe. Wir haben 4 Tipps für dich, wie auch du Terminausfälle vermeiden kannst.

 

Tipp 1: Einfache Terminstornierung   

Zuallererst ist es wichtig, dass der Kunde seinen Termin jederzeit und ohne viel Aufwand stornieren kann. Führe einen Online Buchungskalender ein. So können deine Kunden jederzeit 24/7 ihren Termin selbstständig absagen, ohne auf deine Öffnungszeiten angewiesen zu sein. Das ist vor allem gut, wenn du keine Rezeptionistin hast und nicht durchgehend erreichbar bist.

Ein weiterer Vorteil der Online Terminbuchung ist die automatische Terminbestätigung per Mail. Ein Termin kann mal falsch notiert werden oder vergessen werden. Durch die Terminbestätigung kann das vermieden werden, da man den Termin schwarz auf weiß hat und sich jederzeit abrufen kann. Termine können schnell in Vergessenheit geraten, vor allem wenn sie weit im Voraus gebucht wurden. Um das zu vermeiden, solltest du Tipp 2 anwenden.

 

 

Tipp 2: Terminerinnerungen 
 
Hier geht es darum, deinen Kunden vor ihrem Termin eine Terminerinnerung zu schicken. 

Unsere Strategie:  

• 72 Stunden vor dem Termin kannst du eine Erinnerung per Mail schicken 
• 48 Stunden, also 2 Tage vor der Behandlung eine Terminerinnerung per WhatsApp 
• 24h vorher per SMS 

Diese Terminerinnerungen musst du nicht jedem Kunden einzeln manuell schicken, die meisten Online Buchungskalender bieten die Funktion an Terminerinnerungen automatisch zu verschicken.    

Durch diese Strategie ersparst du dir sehr viel Ärger und Umsatzverlust. Setze das am besten so schnell wie möglich um, du wirst schnell merken, dass die Terminausfälle deutlich weniger werden. Natürlich gibt es aber auch Kunden, die trotz Erinnerung nicht erscheinen. Und da kommen wir zum 3. Tipp 

 

Tipp 3: Absagefrist einführen 

Kunden, die ohne rechtzeitige Terminabsage nicht erscheinen, solltest du eine Rechnung schicken. Führe am besten von Anfang an eine Absagefrist ein, sodass deine Kunden wissen, dass sie eine Rechnung bekommen, sobald nicht fristgerecht abgesagt wurde. Wir haben in unseren Studios zum Beispiel eine 48h- Absagefrist. Die Information zur Absagefrist steht bei uns in den AGBs, auf der Website und auf einem Aufsteller an der Rezeption.

Falls diese übersehen werden, steht es ebenfalls in der Terminbestätigung, in der Erinnerungs-E-Mail und auch nochmal in der Erinnerungs-Whatsapp-Nachricht. Normalerweise kann man dies also nicht übersehen. Wenn die Absagefrist also trotz dessen nicht eingehalten wird und zum Beispiel nur einen Abend vorher abgesagt wird, bekommt der Kunde bei uns eine Rechnung über 50% des Behandlungspreises. Wenn der Kunde gar nicht absagt und einfach nicht erscheint, werden 100% des Behandlungspreises berechnet.

Wenn ein Kunde krank ist und kurzfristig absagt, dann muss er den Termin natürlich nicht bezahlen. Allerdings muss er uns ein Krankschreiben zukommen lassen. Wird dieses nicht zugeschickt, muss die Rechnung beglichen werden. Unserer Erfahrung nach bezahlen ca. 80% der Kunden ihre Rechnung. Das sind natürlich enorme Kosten, die man sich dadurch spart.  Jetzt gibt es aber auch Kunden, die die Rechnung einfach nicht zahlen wollen. Sollte es dazu kommen, kommt der Kunde bei uns auf die Blacklist. Das ist der 4. Tipp. 

 

 

4. Tipp: Blacklist

In der Blacklist kannst du alle Personen notieren, die keinen Termin mehr bei dir bekommen. Wenn ein Kunde mehrmals nicht erscheint und die Rechnungen aber bezahlt, kommt er trotzdem auf die Blacklist. Denn du solltest nur Kunden behandeln, die dich schätzen und zuverlässig sind. Deine  Zeit ist wertvoll und muss natürlich von deinen Kunden respektiert werden.  Du bist ein ernstzunehmendes Unternehmen und darfst nicht mit dir spielen lassen. Du musst ja am Ende des Monats deine Rechnungen bezahlen.  

Jetzt kennst du unser Geheimnis und weißt  wie du mit Terminausfällen zukünftig umgehen kannst. Jetzt gehts an die Umsetzung! 

 

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Dein Gaffar Taha von Beauty Business 24